Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy

21 lutego 2023 r. weszła w życie ustawa zmieniająca kodeks pracy. Na blogu zostały już omówione zmiany w zakresie kontroli trzeźwości pracowników. W tym wpisie skupimy się na najistotniejszych przepisach dotyczących pracy zdalnej, które obowiązują od 7 kwietnia 2023 r.

Definicja pracy zdalnej 

Definicję pracy zdalnej znajdziemy w art. 67¹⁸ Kodeksu pracy.

Brzmi ona następująco:  „Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.

Decyzja o wykonywaniu pracy zdalnej

Decyzja o wykonywaniu pracy zdalnej może być podjęta przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

W przypadku gdy strony umowy o pracę zdecydują się na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia, uzgodnienia w tej sprawie będzie można dokonać z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Mamy tutaj sytuację, w której nie będzie miał zastosowania przepis, zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. 

Jeśli dochodzi do zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę, który niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Rodzaje pracy zdalnej

Nowelizacja wprowadziła trzy rodzaje pracy zdalnej:

• całkowita – praca wykonywana w 100% zdalnie;
• hybrydowa (zdalna częściowa) – praca wykonywana częściowo w zakładzie pracy, a częściowo zdalnie;
• okazjonalna – praca wykonywana każdorazowo na wniosek pracownika (w formie pisemnej lub elektronicznej) maksymalnie w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. Tylko pracownik może wtedy wystąpić o pracę zdalną.

Kiedy pracodawca jest obowiązany do uwzględnienia wniosku o pracę zdalną?

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 KP (wniosek o wykonywanie pracy w innym systemie lub rozkładzie czasu pracy):

• pracownicy w ciąży;
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. 

W razie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika o przyczynie w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Art. 67²⁰. § 1 KP: Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Jeśli uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi nie jest możliwe, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

 W sytuacji gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Obowiązki pracodawcy

Do obowiązków pracodawcy należy:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalne;
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy.

Jeśli pracownik wykonujący pracę zdalną korzysta z własnego sprzętu, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Wypłacony ekwiwalent pieniężny nie stanowi dla pracownika przychodu.

Przepisy dotyczące telepracy

Dotychczas kodeks zawierał regulacje dotyczące tzw. telepracy. Konsekwencją wprowadzenia pracy zdalnej do kodeksu jest uchylenie przepisów dotyczących telepracy. 

Zgodnie z art. 18 ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw  (Dz.U. z 2023 r. poz. 240 ) określone w porozumieniu lub regulaminie warunki stosowania telepracy, a także wykonywanie pracy w formie telepracy na podstawie wniosku pracownika będą mogły być stosowane nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie zmian uchylających przepisy dotyczące telepracy, czyli do dnia 7 października 2023 r.