Jeżeli kontrahent nie zapłacił faktury w terminie, nie zwlekaj: zabezpiecz dokumenty, potwierdź wymagalność należności i wyślij konkretne wezwanie do zapłaty. Gdy dłużnik nadal nie płaci, możesz dochodzić kwoty głównej, odsetek, a w transakcjach handlowych również ustawowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Kolejnym krokiem jest pozew, a po uzyskaniu tytułu wykonawczego — egzekucja komornicza.

Najważniejsze w skrócie:

  • sprawdź umowę, termin płatności oraz dowody wykonania usługi lub dostawy;
  • nalicz odsetki od dnia następującego po terminie płatności;
  • wyślij przedsądowe wezwanie do zapłaty i zachowaj dowód doręczenia;
  • nie dopuść do przedawnienia roszczenia;
  • jeżeli kontrahent kwestionuje dług albo wyzbywa się majątku, szybko oceń pozew i możliwość zabezpieczenia roszczenia.

Czy sama niezapłacona faktura wystarczy do odzyskania pieniędzy?

Faktura jest ważnym dokumentem, ale w spornej sprawie nie zawsze wystarczy sama. Wierzyciel powinien umieć wykazać, skąd wynika należność i że wykonał swoje świadczenie. Dlatego warto zgromadzić umowę, zamówienie, korespondencję, protokół odbioru, potwierdzenie dostawy, raport z wykonania prac oraz wiadomości, w których kontrahent potwierdza dług albo prosi o przesunięcie terminu.

Jeżeli współpraca została uzgodniona ustnie, roszczenie nie musi być z tego powodu nieważne. Trudniejsze może być jednak udowodnienie treści ustaleń. Więcej na ten temat wyjaśniamy we wpisie Czy umowa ustna jest nieważna?.

Kiedy kontrahent jest w opóźnieniu?

Jeżeli termin zapłaty wynika z umowy lub prawidłowo ustalonych warunków współpracy, kontrahent pozostaje w opóźnieniu od następnego dnia po jego upływie. Od tego momentu można co do zasady naliczać odsetki bez konieczności wysyłania dodatkowego wezwania.

Gdy terminu spełnienia świadczenia nie określono i nie wynika on z właściwości zobowiązania, zastosowanie ma art. 455 Kodeksu cywilnego. W takiej sytuacji świadczenie powinno zostać spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do zapłaty.

Co zrobić krok po kroku?

1. Sprawdź dokumenty i dane dłużnika

Porównaj fakturę z umową i ustaleniami stron. Sprawdź kwotę, termin, sposób odbioru świadczenia oraz prawidłową nazwę, adres i numer identyfikacyjny kontrahenta. Ustal także, czy dłużnik nadal prowadzi działalność i czy nie znajduje się w restrukturyzacji, upadłości albo likwidacji. Błąd w oznaczeniu strony może niepotrzebnie opóźnić postępowanie.

2. Skontaktuj się z kontrahentem, ale zachowaj dowody

Krótka rozmowa może wyjaśnić zwykłe przeoczenie, jednak ustalenia dotyczące terminu zapłaty lub rat potwierdź pisemnie. Nie opieraj dalszych działań wyłącznie na kolejnych telefonicznych obietnicach. Jeżeli dłużnik uznaje zobowiązanie, warto zadbać o jednoznaczne potwierdzenie długu i harmonogram spłaty.

3. Wyślij przedsądowe wezwanie do zapłaty

Wezwanie powinno wskazywać strony, podstawę roszczenia, numery dokumentów, kwotę główną, odsetki, dodatkowe należności, numer rachunku oraz ostateczny termin zapłaty. Należy również zapowiedzieć skierowanie sprawy do sądu, jeżeli płatność nie nastąpi. Dokument wyślij w sposób pozwalający wykazać jego treść i doręczenie.

Wezwanie pomaga spełnić obowiązek poinformowania sądu, czy strony próbowały polubownie rozwiązać spór. Może też ujawnić zarzuty kontrahenta jeszcze przed złożeniem pozwu.

Jakie odsetki można naliczyć?

Art. 481 Kodeksu cywilnego pozwala żądać odsetek za czas opóźnienia, nawet gdy wierzyciel nie poniósł szkody, a opóźnienie wynikało z okoliczności, za które dłużnik nie odpowiada. Jeżeli wysokość odsetek nie została skutecznie ustalona w umowie, stosuje się właściwe odsetki ustawowe.

W transakcjach handlowych między podmiotami objętymi ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom stosuje się szczególne odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Ich wysokość może się zmieniać, dlatego przed wysłaniem wezwania lub pozwu należy sprawdzić aktualne obwieszczenie i prawidłowo ustalić okres naliczania.

Czy można doliczyć 40, 70 albo 100 euro?

Wierzycielowi w transakcji handlowej, od dnia nabycia prawa do odsetek, przysługuje bez wezwania rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość zależy od wartości świadczenia pieniężnego:

  • 40 euro — gdy wartość świadczenia nie przekracza 5 000 zł;
  • 70 euro — gdy wartość jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł;
  • 100 euro — gdy wartość wynosi co najmniej 50 000 zł.

Kwotę przelicza się według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Ustawa wiąże rekompensatę z transakcją handlową, a przy płatności w częściach przewiduje zasady szczególne. Dlatego nie należy automatycznie mnożyć rekompensaty wyłącznie przez liczbę faktur bez sprawdzenia, ilu odrębnych transakcji lub części świadczenia dotyczą.

Kiedy skierować sprawę do sądu?

Jeżeli wezwanie pozostaje bezskuteczne albo dłużnik kwestionuje należność, można wnieść pozew o zapłatę. W zależności od dokumentów i charakteru sprawy roszczenie może być dochodzone między innymi w postępowaniu upominawczym, nakazowym lub zwykłym. Sąd może zasądzić kwotę główną, odsetki, należną rekompensatę oraz koszty procesu.

Przed pozwem warto ocenić nie tylko zasadność roszczenia, lecz także wypłacalność kontrahenta, właściwy sąd, opłatę oraz ryzyko zarzutów dotyczących jakości lub zakresu wykonanej usługi. Jeżeli istnieje obawa, że dłużnik ukryje lub sprzeda majątek, można przeanalizować wniosek o zabezpieczenie roszczenia.

Co dzieje się po wygraniu sprawy?

Jeżeli dłużnik nie zapłaci dobrowolnie po uzyskaniu wykonalnego orzeczenia, wierzyciel może skierować wniosek do komornika. Egzekucja może objąć między innymi rachunki bankowe, wierzytelności, ruchomości i nieruchomości dłużnika. Sam wyrok nie gwarantuje odzyskania pieniędzy, dlatego szybka reakcja często ma znaczenie praktyczne.

Kiedy roszczenie z faktury się przedawnia?

Ogólny termin przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi trzy lata, ale dla niektórych umów przepisy przewidują krótsze terminy szczególne. Sposób obliczenia końca terminu również zależy od rodzaju roszczenia i okoliczności sprawy. Samo wysłanie zwykłego wezwania do zapłaty co do zasady nie przerywa biegu przedawnienia.

Nie należy więc odkładać analizy do ostatnich tygodni. Trzeba ustalić podstawę prawną konkretnej należności, datę jej wymagalności oraz zdarzenia, które mogły wpłynąć na bieg przedawnienia.

Najczęstsze pytania — FAQ

Czy przed pozwem trzeba wysłać wezwanie do zapłaty?

Nie w każdej sprawie wezwanie jest warunkiem powstania roszczenia, zwłaszcza gdy termin płatności został wcześniej oznaczony. W praktyce warto je wysłać, aby wyznaczyć ostateczny termin, udokumentować próbę ugodową i poznać stanowisko dłużnika.

Czy faktura bez podpisu jest ważna?

Brak podpisu nie przekreśla automatycznie faktury. W sporze trzeba jednak wykazać źródło zobowiązania i wykonanie świadczenia, dlatego znaczenie mają również umowa, zamówienie, korespondencja i dokumenty odbioru.

Od którego dnia nalicza się odsetki?

Przy oznaczonym terminie płatności odsetki nalicza się co do zasady od dnia następującego po jego upływie aż do dnia zapłaty. Jeżeli termin nie został ustalony, najpierw trzeba prawidłowo wezwać dłużnika do spełnienia świadczenia.

Czy rekompensata 40, 70 lub 100 euro należy się zawsze?

Dotyczy ona wierzytelności spełniających warunki ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Przed jej doliczeniem trzeba sprawdzić status stron, rodzaj transakcji, wymagalność oraz to, czy faktury dotyczą jednej czy kilku transakcji.

Czy można pozwać kontrahenta bez pisemnej umowy?

Tak, jeżeli zawarcie umowy i należność da się udowodnić innymi środkami. Pomocne mogą być wiadomości, zamówienia, potwierdzenia dostawy, zeznania świadków i zachowanie stron po wykonaniu umowy.

Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?

Zwykłe jednostronne wezwanie co do zasady nie przerywa biegu przedawnienia. Skutek mogą wywołać określone w przepisach czynności, a w niektórych sytuacjach również zachowanie dłużnika stanowiące uznanie roszczenia.

Co zrobić, gdy kontrahent proponuje spłatę w ratach?

Warunki ugody warto zapisać: określić wysokość długu, raty, terminy, odsetki i konsekwencje braku płatności. Przed przyjęciem ugody należy ocenić zabezpieczenie spłaty oraz wpływ dokumentu na dalsze dochodzenie roszczenia.

Podsumowanie

Po braku płatności najważniejsze są dowody, prawidłowe ustalenie wymagalności i szybka reakcja. Wierzyciel może dochodzić nie tylko należności głównej, lecz także odsetek oraz — w odpowiedniej transakcji handlowej — ustawowej rekompensaty. Jeżeli wezwanie nie przyniesie rezultatu, trzeba ocenić pozew, zabezpieczenie i późniejszą egzekucję.

Stan prawny zweryfikowany: 25 sierpnia 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy konkretnej umowy, dokumentów ani sytuacji dłużnika.

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy wezwaniu do zapłaty, pozwie albo negocjowaniu ugody z kontrahentem, możesz skontaktować się z Kancelarią Adwokacką Łukasza Mikulskiego. Przed konsultacją przygotuj umowę, faktury, potwierdzenia wykonania świadczenia i dotychczasową korespondencję.

Przeczytaj również: Czy umowa ustna jest nieważna? oraz Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy wezwaniu do zapłaty, pozwie albo negocjowaniu ugody z kontrahentem, skontaktuj się z Kancelarią Adwokacką Łukasza Mikulskiego w Lublińcu: 882 843 157.